Abiball Checkliste Fotograf: Was ihr für gute Bilder klären solltet

Der wichtigste Schritt kommt zuerst: Klärt, wer den Abend fotografiert. Gute Fotografen sind in der Abiball-Saison schnell ausgebucht, und Termine im Frühsommer liegen oft eng beieinander. Sobald Datum und Location feststehen, solltet ihr anfragen. Wie ihr den Richtigen findet, habe ich in Abiball Fotograf finden: 9 Fragen vor der Buchung ausführlich beschrieben.

Legt als Orga-Team gemeinsam fest, was ihr braucht. Nur Gruppenfotos und Einzug? Den ganzen Abend inklusive Tanzfläche? Dazu ein Portraitslot vor dem Ball? Davon hängt die Dauer ab, und die Dauer bestimmt den Preis. Einen ersten Richtwert bekommt ihr über die Seite Abiball Fotograf buchen, wo die Pakete ab 599 € stehen.

• •Termin, Location und geplante Gästezahl nennen
• •Gewünschte Dauer festlegen (nur Programm oder ganzer Abend)
• •Entscheiden, ob zusätzlich eine Fotobox oder ein Portraitslot gewünscht ist
• •Ansprechperson aus dem Orga-Team benennen, die mit dem Fotografen schreibt
• •Angebot schriftlich bestätigen lassen, inklusive Leistungsumfang

Ein typischer Fehler: Fünf Leute aus dem Orga-Team schreiben dem Fotografen parallel. Das führt zu widersprüchlichen Wünschen. Eine Ansprechperson reicht und spart allen Zeit.

Bevor ihr zusagt, sollten diese Punkte geklärt sein. Sie klingen banal, aber jeder einzelne hat schon zu Streit nach dem Ball geführt.

1. 1.Wie viele Stunden sind inklusive, und was kostet eine Verlängerung?
2. 2.Wie viele bearbeitete Bilder könnt ihr erwarten, und wie schnell kommen sie? Bei mir ist es in der Regel innerhalb einer Woche.
3. 3.Wie werden die Bilder geliefert, als Online-Galerie oder per Download-Link?
4. 4.Dürft ihr die Bilder auf Social Media und privat teilen, und wie wird das Urheberrecht geregelt?
5. 5.Wird mit Blitz gearbeitet, oder nur mit vorhandenem Licht?
6. 6.Gibt es einen Backup-Plan bei Krankheit oder Technikausfall?

Auch die Frage nach dem Preis gehört dazu. Was in einem Angebot enthalten sein sollte und woran ihr vergleichen könnt, steht in Was kostet ein Fotograf?. Wer es direkt konkret haben will, nutzt den Angebotsrechner für dein Shooting und sieht in wenigen Klicks einen Preis.

Viele Abibälle finden in Hallen oder Sälen statt, die tagsüber gebucht und abends mit Bühnenlicht, Lichteffekten und gedimmten Kronleuchtern bespielt werden. Für Fotos ist das eine Herausforderung. Fragt deshalb früh bei der Location nach, ob der Fotograf vorab kurz hineinschauen darf, am besten zu der Uhrzeit, zu der die Lichtanlage eingerichtet wird.

Wichtige Punkte für die Location-Klärung:

• •Gibt es einen ruhigen Raum oder eine Ecke mit neutralem Hintergrund für Gruppen- und Paarfotos?
• •Wann wird aufgebaut, und ab wann ist die Halle fotogerecht fertig?
• •Gibt es farbiges Bühnenlicht, das die Hauttöne verändert? Rotes oder violettes Licht lässt sich schlecht korrigieren.
• •Darf der Fotograf auf die Bühne und in Randbereiche?
• •Gibt es einen Eingangsbereich oder Außenbereich für Bilder bei Tageslicht?

Wie man in dunklen Hallen trotzdem saubere Bilder bekommt, erkläre ich in Abiball fotografieren in dunklen Locations. Für eure Planung reicht die Faustregel: Je früher ich die Lichtsituation kenne, desto besser kann ich mich vorbereiten.

Der Fotograf kann nur dabei sein, wenn er weiß, wann etwas passiert. Schickt ihm spätestens eine Woche vorher einen Ablaufplan mit Uhrzeiten. Er muss nicht perfekt sein, aber Eckpunkte wie Einlass, Begrüßung, Zeugnisausgabe, Reden, Essen, Show-Einlagen, Eröffnungstanz und Party sollten drinstehen.

Markiert die Momente, die ihr unbedingt im Bild haben wollt. Das sind oft kleine Dinge, die im Programm untergehen: die Rede einer Lieblingslehrkraft, der Moment, in dem die Eltern zuschauen, ein geplanter Überraschungsauftritt. Ich frage dazu immer nach einer kurzen Liste mit fünf bis zehn Wunschmomenten.

Puffer einplanen

Abiballs laufen selten pünktlich. Reden dauern länger, das Essen verschiebt sich. Plant deshalb zwischen Programmpunkten und Gruppenfotos Luft ein. Wer Gruppenfotos genau nach dem Essen ansetzt, wenn alle noch am Tisch sitzen, hat gute Chancen, dass wirklich alle da sind.

Gruppenfotos sind Organisation, keine Fotografie. Wenn 100 oder mehr Personen auf ein Bild sollen, braucht es jemanden, der Leute zusammenruft. Das ist nicht der Fotograf, sondern jemand aus dem Orga-Team oder der Stufenleitung. Wie die Aufstellung klappt, habe ich in Abiball Gruppenfoto: Ablauf und Aufstellung beschrieben.

Sinnvoll ist eine kleine Liste der Konstellationen:

• •Gesamte Stufe
• •Einzelne Kurse oder Klassen
• •Tutoren und Lehrkräfte mit ihren Kursen
• •Freundesgruppen und Cliquen (spontan, am besten vor der Party)
• •Familien mit den Abiturientinnen und Abiturienten
• •Paare und Begleitungen

Wer vor dem Ball schon Portraits möchte, plant ein separates Zeitfenster ein, idealerweise draußen im Abendlicht. Ideen für Posen und Motive findet ihr in Abiball Fotoshooting Ideen. Solche Portraits entstehen entspannter, wenn niemand schon zwischen Schminken und Anfahrt in Zeitnot ist.

Das Outfit ist die Sache der Gäste, aber ein paar Hinweise vom Orga-Team helfen allen. Ein einheitlicher Dresscode, etwa festlich in dunklen Farben, sorgt für ruhigere Gruppenfotos. Wer Ideen für Farben und Stoffe sucht: Abiball Outfit: Was auf Fotos wirkt erklärt, was Blitz und Licht mit Stoffen machen.

Dazu gehören ein paar Alltagsdinge, die bei Fotos zählen: Haarspray und Taschentücher in der Orga-Tasche, Ersatzstrümpfe, ein Fusselroller für dunkle Anzüge, Sicherheitsnadeln. Klingt klein, spart aber Zeit direkt vor dem Gruppenbild.

Ein Punkt wird oft übersehen: Sagt euren Gästen vorher, dass es einen Fotografen gibt. Wer weiß, dass Bilder entstehen, achtet eher auf Haltung und Blickrichtung und lässt sich bei Gruppenfotos schneller zusammenrufen. Ein kurzer Hinweis in der Einladung oder in der Abi-Gruppe genügt. Wenn ihr zusätzlich eine Fotobox einplant, lest vorher den Vergleich Abiball Fotobox oder Fotograf, damit sich beides sinnvoll ergänzt.

Auch für den Fotografen lohnt sich ein Gedanke an den Platz: Ein Ansprechpartner für die Technik der Location, ein Tisch in Reichweite für die Kameratasche und, bei langen Abenden, ein Getränk und eine kleine Pause. Wer gut versorgt ist, arbeitet konzentrierter.

Auch das Ende gehört in die Checkliste. Vor dem Ball sollte klar sein, wann die Bilder kommen, in welcher Form und wer sie bekommt. Bei mir kommen die Bilder in der Regel innerhalb einer Woche. Alles Weitere, vom Teilen bis zu den Downloads, steht in Abiballbilder online teilen: Galerie, Downloads und Datenschutz.

Klärt außerdem, ob Bilder in einer Auswahl oder komplett geliefert werden, wer die Bildergalerie weitergibt und ob einzelne Personen gebeten werden können, nicht veröffentlicht zu werden. Ein klarer Satz dazu in der Einladung spart Diskussionen.

Zum Ausdrucken oder Abfotografieren, nach Zeitpunkt sortiert:

3 bis 6 Monate vorher

• •Fotograf anfragen und Angebot einholen
• •Umfang und Dauer festlegen
• •Fotobox ja oder nein entscheiden

4 bis 6 Wochen vorher

• •Location-Besichtigung für den Fotografen klären
• •Dresscode kommunizieren
• •Portraitslot vor dem Ball planen

1 Woche vorher

• •Ablaufplan mit Uhrzeiten schicken
• •Liste der Wunschmomente und Gruppenfotos übergeben
• •Ansprechperson für den Abend benennen

Am Abend

• •Fotograf begrüßen und kurz einweisen
• •Gruppenfoto-Fenster ansagen
• •Orga-Tasche mit Kleinigkeiten bereithalten

Wenn ihr wissen wollt, was die Fotografie für euren Ball ungefähr kostet, erstellt euch mit dem Rechner einen Preis für dein Shooting oder schreibt mir direkt über die Kontaktseite. Ich bin in Darmstadt zu Hause und bei Bällen in Frankfurt, Wiesbaden, Mainz und ganz Hessen unterwegs. Mehr dazu auf der Seite Fotograf Darmstadt.